1. Agenda personnel
L’agenda permet d’avoir une vision globale de ses rendez-vous personnels, au mois, à la semaine ou à la journée, et permet de visualiser l’agenda des autres collaborateurs.
3. Tâches
Les tâches individuelles deviennent un élément fondamental de l'organisation de l'agence. Sorte de check liste individuelle ou liée aux projets, les tâches sont créées manuellement à la demande ou automatiquement à partir de l'assistant de création de projet. Chaque utilisateur sait ce qu'il a à faire, et aucune action ou document important n'est oublié. A partir de la version 10, la notion de validation des tâches permet un meilleur contrôle et le suivi des tâches des entreprises.
5. Pointage d'heures
Chaque employé peut saisir ses pointages et affecter ses heures aux projets auxquels il participe. Ces pointages, qui peuvent être détaillés par phase, seront ensuite validés par la personne en charge de cette tâche via le module Organisation. Ces mêmes pointages serviront à l'analyse de rentabilité de chaque projet et au calcul des coûts individuels de chaque salarié.
6. Base des connaissances
Permettant de décrire les étapes d'un dépôt de permis de construire, la manière d'établir une demande de congés, ou les choses à ne pas oublier quand on part en déplacement, vous disposez à partir du Bureau de la consultation de ce module original qui vous donnera accès aux règles et connaissances de l'agence.
8. Collaborateurs et messagerie
Cette liste regroupe au sein du même écran, toutes les informations internes concernant les numéros de poste, numéros de portable, e-mail et, dans le cas d'une installation Client/Serveur, permet à l'ensemble des utilisateurs connectés à la base de données HyperArchi de communiquer très facilement à l'aide d'un système de messagerie instantanée.
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2. Génération des courriers
Depuis l’annuaire des intervenants, vous pouvez générer très facilement n'importe quel type de courrier. Il vous suffit de sélectionner un ou plusieurs intervenants puis de sélectionner le modèle de lettre à utiliser. Vous n'aurez plus qu'à imprimer et envoyer ces correspondances ou les transmettre directement par mail.
4. Annuaire des intervenants
Dans la gestion courante d'un projet de construction, l'agence est amenée à échanger des informations avec un grand nombre d'intervenants. HyperArchi mémorise les coordonnées complètes de chaque intervenant dans un annuaire. Chacun des collaborateurs pourra y retrouver les coordonnées postales, électroniques, bancaires, la liste des contacts, les numéros de polices d'assurance, etc.
Des filtres d'affichage et différentes classifications permettent de trouver rapidement les informations recherchées. Afin de garantir des informations fiables pour l'activité (historique des projets auquel un intervenant a participé) ou la notation (système de notation des entreprises intégré selon 5 critères paramétrables), HyperArchi dispose d'un outil de recherche de doublons qui assurera l'unicité des intervenants, même en nom approchant (Sarl - S.a.r.l - etc...)
7. Main courante
La main courante est le post-it électronique d'HyperArchi, les événements ainsi enregistrés dans la base de données peuvent servir de base pour créer des tâches, des rendez-vous ou des notes.
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